En limitless entendemos que, los eventos corporativos son un instrumento esencial para consolidar vínculos comerciales, potenciar la reputación de una compañía y crear nuevas posibilidades de negocio. No obstante, su organización puede representar un reto si no se aplica una estrategia claramente establecida. Desde simples reuniones de negocios hasta conferencias de gran magnitud, cada detalle es crucial para asegurar el éxito.
En esta guía paso a paso, te explicamos cómo planificar un evento corporativo. Hay que tener en cuenta estos 8 pasos→
1. Define los objetivos del evento: Para empezar con buen pie, es fundamental determinar con precisión tu objetivo principal. Esto afectará todas las decisiones subsiguientes, desde el diseño del formato hasta la selección de oradores y asistentes. Si se busca promover el networking, es necesario establecer lugares para la interacción entre profesionales. Para eventos de formación, es fundamental organizar conferencias o seminarios con contenido de relevancia. En presentaciones de productos, la exposición debe causar impacto y atraer la atención del público. Si se pretende potenciar la lealtad, es crucial brindar experiencias a medida. Para eventos de caridad o inversión, es necesario comunicar el mensaje correcto para conseguir la implicación de patrocinadores y colaboradores fundamentales.
2. Establece un presupuesto realista: También es muy importante establecer un presupuesto claramente establecido para prevenir costos inesperados y asegurar el triunfo del evento. Se aconseja segmentarlo en categorías fundamentales, tales como renta del lugar, logística y montaje, honorarios de oradores, alimentación, publicidad, tecnología y personal. Además, siempre resulta beneficioso tener un margen para situaciones inesperadas, dado que pueden aparecer gastos extra durante la organización. Una administración financiera exhaustiva facilitará la optimización de los recursos y la supervisión del desembolso en cada etapa del evento.
3. Fecha y lugar adecuado: Elegir la fecha perfecta requiere tener en cuenta la disponibilidad de los asistentes principales, prevenir coincidencias con eventos parecidos que puedan provocar competencia y considerar las condiciones meteorológicas si es un evento al aire libre. La ubicación debe ser accesible, disponer de las infraestructuras requeridas y representar la imagen corporativa de la compañía. Si el evento es híbrido o virtual, es crucial seleccionar una plataforma digital fiable e intuitiva para asegurar una experiencia sin contratiempos para todos los asistentes.
4. Diseña la agenda y el contenido: Para conseguir un horario interesante, se aconseja fusionar sesiones teóricas con actividades dinámicas, es importante incorporar pausas estratégicas para el networking y descanso, e invitar a conferencistas o especialistas destacados en el sector. Además, es crucial ajustar la duración de cada sesión para prevenir el agotamiento del público y garantizar que el contenido sea pertinente, activo y en concordancia con las metas del evento.
5. Implementa tecnología y herramientas digitales: La implementación de tecnología simplifica la administración y potencia la experiencia del evento. Las plataformas de registro aceleran el registro y la organización de los asistentes, mientras que las aplicaciones facilitan la distribución de la agenda y el envío de alertas. El evento se expande con la transmisión en directo, y recursos como la realidad aumentada o la inteligencia artificial pueden brindar experiencias más dinámicas e interactivas.
6. Promociona el evento: Las plataformas de redes sociales son fundamentales para crear expectativa mediante contenido visual y etiquetas. El marketing por correo electrónico facilita la entrega directa de información pertinente a los interesados. Además, trabajar en conjunto con influencers o líderes de pensamiento puede incrementar la difusión, mientras que la publicidad de pago en plataformas digitales contribuye a segmentar y captar la atención del público objetivo.
7. Gestiona proveedores y logística: Para que el evento se desarrolle sin contratiempos, es esencial trabajar con proveedores confiables. Coordina con anticipación los equipos de sonido, iluminación y audiovisuales para garantizar una producción de calidad. El catering debe ofrecer opciones variadas para adaptarse a diferentes necesidades alimenticias.
8. Mide los resultados: Al acabar el evento, es muy importante medir su impacto para mejorar futuras ediciones. Recoge el feedback mediante encuestas de satisfacción para conocer la opinión de los asistentes. Mide el número de participantes y su nivel de interacción en las distintas actividades. Si el evento tuvo un objetivo comercial, evalúa el retorno de inversión (ROI) considerando la conversión de clientes o el impacto en la marca. Estos datos te permitirán identificar áreas de mejora y optimizar la planificación de próximos eventos.
En resumen, para organizar un evento corporativo es esencial llevar a cabo una mezcla de organización, tecnología y estrategia definida. Sigue estos pasos, para crear un evento inolvidable que no solo satisfaga las metas de tu compañía, sino que también proporcione una experiencia enriquecedora para todos los participantes. Y si no sabes cómo hacerlo, para eso estamos nosotros.
“Recuerda que un evento exitoso no solo se mide por su ejecución, sino por el impacto que deja en los participantes y el valor que aporta a tu empresa.”
Para más información acerca de la planificación de tu evento no dudes en contactar con Limitless Agency.
